Ein erstes Projektbriefing muss die relevantesten Details enthalten, ohne dabei zu komplex zu werden. Entscheidend ist, dass die zentralen Zusammenhänge sichtbar werden:

Welche Herausforderung soll gelöst werden?
Welche Ziele und Zielgruppen sind relevant?
Welche Personen sind beteiligt?
Welche Daten und Systeme stehen zur Verfügung?

Falls bereits ein Screendesign, Corporate Design oder andere Gestaltungsvorgaben vorhanden sind, können diese ins Erstgespräch eingebracht werden. Bestehen diese noch nicht, kann die Agentur einen passenden Vorschlag erstellen.

Darum ist die technische Ausgangslage wichtig

Erfahrungsgemäss sind die technischen Grundlagen häufig entscheidend für die spätere Projektplanung. Bei neuen Lösungsvorschlägen wird zunächst meist der fachliche Nutzen beurteilt: Welche Verbesserung soll erreicht werden? Wer profitiert davon und welche zusätzlichen Möglichkeiten entstehen für Ihr Unternehmen oder Ihre Nutzerinnen und Nutzer? Wenn der Vorschlag letzten Endes überzeugend ist, scheint die Umsetzung oft naheliegend. Soweit die Theorie.

In der Praxis wird die technische Ausgangslage jedoch nicht immer in derselben Tiefe geprüft. Dadurch zeigt sich manchmal erst später, dass gewünschte Informationen – beispielsweise Kunden-, Objekt- oder Prozessdaten – im bestehenden CRM-, Immobilien- oder Verwaltungssystem fehlen, in der benötigten Form nicht vorliegen oder nur mit zusätzlichem Aufwand bereitgestellt werden können. Auch die Frage, welche Daten neu erstellt und künftig gepflegt werden müssen, wird häufig erst im weiteren Projektverlauf konkret. Wenn diese Faktoren erst während der Umsetzung erkannt werden, wird unter Umständen der geplante Aufwand grösser, was wiederum den Projektverlauf beeinflusst.

Deshalb sollte möglichst früh geklärt werden, ob ein System oder eine Datenquelle bereits vorhanden ist, welche Informationen darin enthalten sind und ob diese für die gewünschte Lösung genutzt werden können. Auch die Möglichkeiten sowie die Rahmenbedingungen und Einschränkungen des bestehenden Systems sind relevant. Daraus ergibt sich eine Ausgangslage für ein Erstgespräch.

In diesem werden die gesammelten Unterlagen und vorhandenen Systeme analysiert und offene Punkte gemeinsam geklärt. Je mehr Details für diese Grundlagen bekannt sind, desto zuverlässiger lässt sich der Projektumfang einschätzen und umso früher können mögliche Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Dazu gehört beispielsweise, ob und wann benötigte Daten verfügbar sind, wann Systemzugänge bereitgestellt werden und welche technischen Anpassungen durch den zuständigen Systemanbieter erforderlich sind.

Sieben Fragen zur eigenen Ausgangslage

Um das eigene Projektvorhaben vor einem Erstgespräch besser einordnen zu können, helfen die folgenden Fragen:

Was soll durch das Vorhaben konkret besser werden?
Woran erkennt man dies im Alltag?
Woher kommen die Informationen, die für die Lösung benötigt werden?
Existieren diese Informationen bereits, sind sie aktuell und in einer nutzbaren Form?
Wer pflegt die Daten künftig und ist dieser Aufwand realistisch eingeplant?
Welche Systeme, Zugänge oder Schnittstellen sind für die Umsetzung relevant?
Welche Punkte sind für den Start zwingend erforderlich und was kann allenfalls später folgen?

Wie geht es nach dem Erstgespräch weiter?

Dieser Leitfaden ist kein vollständiger Anforderungskatalog, sondern soll einen ersten Einblick ins Projektvorhaben geben.

Weitere Anforderungen, offene Fragen und mögliche Lösungswege werden gemeinsam im Erstgespräch und im anschliessenden Projektverlauf erarbeitet sowie geprüft. Je verständlicher Ziele, Zielgruppen und Datengrundlage sind, desto gezielter können Folgefragen gestellt werden, die zu den nächsten Schritten und einer passenden Lösung führen.